Fare spazio, mettere in ordine e decidere dove lavorare Aziende del futuro, benessere delle persone e nuove teorie

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In questo periodo per motivi tutti diversi mi sto interessando di ordine, mettere in ordine, spazio, fare spazio. Fare spazio è diventata una priorità e va a braccetto con il mettere in ordine. Chi è sempre stato disordinato sa cosa significa ordinare…una tortura cinese! Uno dei primi motivi di procrastinazione al mondo!

Io ho sempre motivato il mio disordine sparando a chi me lo contestava, il famoso aforisma di Albert Einstein: Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota? Già di cosa sarà segno?

Fino a qualche tempo fa avrei sostenuto con vigore questa teoria, ora anche se mi costa fatica, posso solo dire che invece è ciò che va perseguito ed è il mio consiglio per tutti coloro i quali debbano mettere in piedi un ufficio o ne abbiano già nella propria azienda e vogliano sostenere e potenziare la produttività aziendale dei propri collaboratori.

Per molto tempo si è parlato di cubicoli, ancora oggi se ne scrive, in particolare gli americani che vendono simpatici libri che insegnano a fuggire da questi luoghi ameni, buttare tutto all’aria, comprarsi un bel Macbook (con i soldi della liquidazione) e armati solo di tanta creatività, scrivere dal mare, dalla montagna, dalla Thailandia, articoli di grande successo, indicizzati e strapagati dal web, magari facendo anche altri lavori improvvisati.

Tutto ciò è molto bello e piace come idea, l’idea di libertà, di giornate senza orari e di cose magnifiche da scrivere che ti esplodono improvvisamente dalle mani (anche se fino al giorno prima scrivevi, forse, solo le cartoline).

Quindi sono comparsi gli Open Space, luoghi di grande apertura, teoricamente. Le aziende, per diventare moderne, dando un segno di comprensione nei confronti di chi sta tutto il giorno seduto, davanti un pc o migliaia di pratiche da controllare, hanno buttato giù i muri che simbolicamente ed effettivamente mettono ko la comunicazione aziendale, le relazioni e allo stesso tempo sottolineano il concetto di gerarchia (il capo in genere ha un ufficio tutto suo, a porte chiuse, in cui può anche cantare, importante che non lo senta nessuno).

Open Space, in questa nuova accezione, significherebbe (riporto testualmente quanto ho condiviso con imprenditori e responsabili del personale) movimento, aria, contagio tra scrivanie, condivisione, modernità, ringiovanimento, unità, alleggerimento…

Mumble, mumble mi sono detta anche io che ho lavorato a lungo in aziende di questo tipo (multinazionali).

Uffici Google, tratto da Google…

Poi sono arrivati i grandi big americani, i sogni di tutti i giovani del web, Google e Facebook etc… che hanno sponsorizzato luoghi in cui si può giocare, girare con i pattini, mangiare e dormire, pieni di colori, di gioventù. Ricordo i giorni in cui sono apparse le prime foto di questi uffici, molti di noi (io inclusa intendo) sono rimasti incollati con un incredibile desiderio di diventare programmatori in una notte per mandare CV. “Che bello!” si diceva, dimenticando che alcuni esperimenti simili sono stati effettuati anche in Italia in tempi non sospetti, qualcuno ricorda le famose aziende tecnologiche in cui si poteva dormire? Ecco, queste aziende, per questa cosa del dormire in azienda e stare a lungo in azienda furono duramente attaccate dall’opinione pubblica…

La moda è passata anche su questo, qualcuno ha cercato di imitarle, in media 3 su 5 CEO delle start up odierne nel settore tecnologico (tecnologia è sinonimo di poter dormire in azienda?)  e successivamente si è passati ai luoghi multisensoriali, uffici ed ambienti che cambiano colore della luce emessa dai lampadari in base all’umore delle persone che ci stanno dentro, in base al loro numero, in base al motivo (se è una riunione ci va un colore che calmi, se ci si va a disegnare serve un colore che svegli). Profumi e altre invenzioni simili sono state portate ovunque, nei luoghi più impensati. Si è scoperto che se entri in un negozio e c’è un retrogusto di cioccolato, compri di più. Tutti a far la cioccolata! Sarà poi vero? In libreria da me abbiamo provato, le persone ricordano e riportano agli altri solo una cosa, il fantastico profumo di legno (l’abbiamo ricostruita noi tutta in legno due anni fa).

Tra le teorie che si stanno diffondendo di più in questo settore vi sono lo Space Clearing, il decluttering, il minimalismo nell’Interior Design. Uno dei libri che si vendono di più in tal senso è il libro di Marie Kondo che ha appunto avuto un grandissimo successo. All’inizio pensavo che fosse legato alla nostra passione per il mondo Zen applicato alle pulizie, come se fare ordine in modo orientale ci alleviasse un po’ il disagio. Successivamente, dopo aver testato il metodo, qualcosa è cambiato anche nel mio approccio. Secondo la sua teoria, dovremmo seguire un percorso di sfoltimento di oggetti, suddivisi per categoria, andando per ordine, categoria dopo categoria e scegliendo i vari oggetti da tenere o buttare/regalare/donare in base alle nostre sensazioni rispetto agli stessi. Esempio pratico: una delle categorie è vestiti. Dovremmo prenderli tutti (da qualsiasi stanza e tutti insieme) e portarli in una unica stanza e toccarli uno ad uno per percepirne la necessità o meno di trattenerli. Questo perché? Perché questa energia trattenuta, se è obbligata ad un oggetto che non usiamo, è inutile, appesantisce o ingombra, è buttata. Uno dei motivi per cui ci sentiamo stanchi e oberati e soffocati è appunto il senso opprimente degli spazi intorno a noi utilizzati male. Gli oggetti che vivono con noi trattengono energia. Se li usiamo, perché ci servono e perché ci piacciono, la nostra energia fluirà, altrimenti ristagnerà. Ho provato quindi, non ho ancora finito ma qualcosa è accaduto e questo senso di liberazione e questa assoluta necessità di avere ordine intorno a me mi ha molto stupito e fatto pensare ai luoghi di lavoro, i luoghi in cui trascorriamo la maggior parte del tempo. Non è una lezione di feng shui questa, non ancora visto che è un argomento che sto approfondendo con interesse. Se l’ufficio è il luogo in cui passiamo molto tempo, la relazione con lo stesso è fondamentale per la nostra energia e per la nostra performance. Un ufficio estremamente disordinato è un ufficio che stressa le persone. Mi sono quindi chiesta, vedendoli in continuazione, un ufficio completamente libero da oggetti, magari un open space fatto solo di sedie e scrivanie ed armadietti in ordine, porta necessariamente a una miglior performance? Ho letto quindi vari studi. In particolare il Gensler’s 2013 U.S. Workplace Survey che mi è sembrato uno dei migliori e calzanti, poca filosofia, numeri alla mano. Si parla di uffici chiusi, della necessità o meno di avere open space e di come organizzarli.

I cubicoli stressano perché non nascondono il rumore ma nascondono da dove proviene e questo non va bene. Gli open space, se fai un lavoro che richiede molte ore al telefono, la soluzione di alcune grane, l’essere ordinati e precisi, disturba perché secondo questo sondaggio alla fine ciò che va coordinato è la necessità di favorire la collaborazione senza disturbare la possibilità di concentrarsi. Questa impossibilità di concentrarsi è uno dei fattori chiave di stress lavorativo. Il rumore di fondo continuo diventa patologico, si comincia a fare molte cose e non si terminano, si sente la necessità di muoversi di continuo per cercare spazi di riservatezza, si è continuamente in vista delle persone e questo a qualcuno provoca disagio. Si deve tornare quindi agli stanzoni chiusi? Non necessariamente, si può mediare creando degli spazi aperti, aree chiuse per poter appoggiare libri, appunti e pc e poter telefonare e poi rientrare nella propria postazione. Ho riflettuto, Google e Facebook hanno personalizzato molto questi luoghi, che alla fine vengono molto amati dai loro frequentatori, hanno avuto l’idea di colorarli e metterci dei giochi e delle distrazioni, ma come si fa a concentrarsi se ci sono le bici e i monopattini ed il tuo desiderio fin da bambino era quello di correrci sopra e farci le gare? Certo danno una idea originale del luogo in cui si va.

Allora ho chiesto, come amo fare e una delle risposte migliori che ho avuto è “Secondo me il modo migliore per stare bene è essere circondati di bellezza. Cose belle e stai bene anche tu”. Mumble mumble nuovamente, cose belle, ma ciò che può essere bello per me non è detto sia bello per qualcun altro. Un monopattino mi disturba, credo. Forse un bel quadro, anzi tanti quadri.

A questo risponde nuovamente il sondaggio Gensler. Le persone vogliono avere il diritto di scegliere. Scegliere dove mettersi e quando mettersi a lavorare in un luogo (stiamo ovviamente discutendo di personale di ufficio e non di personale che sta nelle linee di montaggio). Devono poter avere una sedia vicino ad una finestra se quel giorno c’è il sole o un ufficio in mezzo alla gente se la giornata è organizzata oppure un ufficio a porte chiuse se devono telefonare per il recupero crediti e si vergognano di farlo davanti agli altri. Non sempre è possibile per le aziende, le piccole e medie in particolare che magari nascono o rinascono da strutture preesistenti e non modificabili. Qualcosa però secondo me si può fare. Non sono amante degli open space, li trovo eccessivamente spersonalizzati ed anonimi, luoghi da “call center” come afferma sempre un mio cliente. Trovo che le cose più importante da fare siano:

Favorire e richiedere l’ordine, perché aiuta ad aver un approccio produttivo. Le cose in ordine ad uso comune le trovano tutti senza nervosismi e senza perdite di tempo. L’ordine favorisce la linearità del pensiero, una minor produzione di polvere ed il senso di fuga dello sguardo favorisce la creatività, la percezione di avere soluzioni disponibili, alternative;

Creare luoghi comuni con pochi oggetti, in cui stare per pause o confronti, questi luoghi non identificano nessuno in particolare ma l’azienda che accoglie;

Istigare la personalizzazione delle postazioni, ci sono persone che amano essere ovunque, persone che amano essere sempre nello stesso posto e riempirlo di foto e cose personali. Nella mia esperienza entrambi hanno più alti livelli di performance (rispetto a chi è obbligato a certe etichette e luoghi fissi), i primi trovano nella possibilità di scegliere il luogo che li richiama e di trovarci ispirazione e concentrazione, i secondi trovano negli oggetti propri, familiari, il proprio punto di riferimento, nel quale ripararsi e nel quale identificano la sensazione positiva di essere a proprio agio;

Utilizzare luce naturale il più possibile;

A volte quando si richiede ad un consulente un intervento formativo per migliorare alcuni aspetti della vita aziendale si cerca una soluzione altrove quando facendo piccole cose, piccoli accorgimenti con la situazione che si ha a disposizione, si possono fare passi da gigante. Spesso si dimentica che i luoghi di lavoro sono luoghi frequentati da essere umani e che tutti più o meno seguiamo alcuni tipici comportamenti in modo istintivo. Tutti (voglio crederlo) amiamo stare in luoghi che riteniamo familiari, che ci fanno sentire poco degli estranei, accettati. Luoghi disponibili ad accettare una parte di noi. Vi sono delle persone che colonizzano i luoghi di lavoro, come fossero lo studio che si ha a casa. Sono persone a volte insicure, che hanno bisogno di certezze, molto frequentemente sono persone molto attaccate al luogo in cui lavorano, perché appunto lo hanno reso un proprio luogo, in cui ritrovarsi ogni giorno.

Non c’è una formula magica, ma i luoghi di lavoro ordinati e ben curati e lasciati un po’ liberi sono il primo passo per una migliore performance individuale e di gruppo. Una volta mi è stato chiesto un intervento, un corso per migliorare la collaborazione aziendale. Dopo varie visite al posto di lavoro e dopo aver percepito alcune cose stando insieme alle persone ho capito che non serviva un corso di formazione, abbiamo cambiato la disposizione degli ambienti ed ha funzionato. Per dare un tono a tutto questo abbiamo comunque fatto una mezza giornata di introduzione sul metodo di riordino applicato al mondo aziendale e sulla necessità di tenere le cose in ordine e con cura per non far stagnare energia che serviva per altre cose più utili.

Come spesso accade quindi, la soluzione è dietro l’angolo, l’angolo dello sguardo che volgiamo verso le persone o le cose, senza però vederle veramente.

 

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